各二級學院：

為進一步規範欧亿平台學生檔案管理工作，提高學生檔案管理服務水平，根據相關工作要求，擬開展2023級新生學生檔案建檔工作，安排如下：

一、時間安排

1.10月10日-10月13日，請各學院至求實樓219室領取部分郵寄到檔案館的新生檔案以及檔案袋。

2.10月16日至10月20日，各學院自行建檔、裝袋。

3.10月23日至10月31日，各學院移交實體檔案。各學院具體時間安排請見附件。

二、新生入學材料歸檔範圍

為了保證學生檔案能夠順利、完整、安全、有序地移交到檔案館，以便後續開展檔案轉遞工作，請各二級學院新生帶班輔導員按要求整理學生檔案裝袋，將新生入學時產生的相關材料歸入檔案袋，並按學生學號升序順序整理排列檔案，入學歸檔材料如下（所需材料清單已於開學前通知）：

（1）高考報名登記表（本科生由招畢辦提供）或研究生錄取登記表（研究生由研究生處提供）；

（2）新生入學登記表（一式兩份原件，本科生為學生登記表、研究生為研究生入學登記表），要求學生本人簽字，輔導員簽字，並加蓋二級學院公章；

（3）身份證復印件；

（4）入學前戶籍所在地戶口簿復印件（首頁+學生頁）；

（5）上海市高校學生體質健康卡；

（6）軍訓登記表（研究生除外）。

三、建檔流程及要求

1.收集齊所有新生入學應歸檔材料（紙質原件，清單如上，並確保簽名蓋章處無遺漏）。

2.確認學生檔案管理系統中新生班級名單是否已經準確、完整同步，如有學生信息不準確或不完整，請聯系學工部或自行手動修改。

3.核實到檔情況，並在學生檔案管理系統中“確認到檔”，可以班級為單位批量確認。

4.在系統中編輯確認材料清單（在對應表格裏打√，可根據收集情況進行批量添加；必備材料缺失時系統會提示：“該必要材料缺失”，請及時提醒學生補交）。

5.打印材料清單（可批量打印）。

6.打印學生基本信息條形碼或自製標簽（必須含“學生姓名、學院、班級和學號”信息），並粘貼在欧亿平台學生檔案袋右上角。

7.檢查高中材料的合規性（相應位置是否有蓋章等），如有發現問題請聯系學生高中欧亿平台補齊並備註。

8.將材料清單、高中材料和新生入學材料裝入欧亿平台學生檔案袋，請註意檔案中材料擺放順序與系統中的“材料清單”排序保持一致，打印出來的材料清單放在首頁。

9.打印“**學院**學生匯總表”。

10.以班級為單位，按學號順序從小到大排列學生檔案袋，連同“**學院**學生匯總表”一起移交檔案館。

四、友情提示

1.建檔時可同時按教務處及研究生處要求進行新生入學資格審查中的檔案審查，請各二級學院輔導員合理安排建檔時間。

2.移交時所有清單須從系統打印。

3.團員材料和黨員材料取出（系統材料清單中團員材料和黨員材料無需打鉤），由學院統一自行保管，畢業時一並歸檔。

4.錄取通知書無需入檔，由學院統一自行保管，畢業時一並歸檔。

5.若無法編輯材料清單，請提醒副書記進行確認到檔操作後，再通知檔案館進行確認到檔操作。

6.新生入學登記表原件一份入學生檔案袋，一份原件請以班級為單位提交至檔案館求實樓224室，孫佩雯收，請確保簽名蓋章完整。

附件：2023級新生檔案整理建檔時間安排表

圖書館(檔案館)

2023年10月9日

附件：

2023級新生檔案整理建檔時間安排表